Gefahren durch PDF-Dateien Wie unsichere PDF-Workflows zur Compliance-Falle werden

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PDFs gelten in vielen Unternehmen noch als harmloser Papierersatz, aber unsichere Workflows bergen gravierende Risiken. Ohne Verschlüsselung, Signaturprüfung und Rechtekontrolle drohen Compliance-Verstöße und Sicherheitslücken.

PDF-Dokumente sind aus der modernen Geschäftskommunikation nicht mehr wegzudenken, ob Verträge, Rechnungen, Richtlinien oder Audit-Trails. Dennoch werden sie vielerorts noch als harmlose, digitale Pendants zum Papier betrachtet: abgeschlossen, unveränderlich, ungefährlich. Diese Vorstellung hat sich in den Köpfen vieler Organisationen und Unternehmen festgesetzt und stellt in der Realität ein erhebliches Risiko dar.

In zahlreichen Unternehmen basieren PDF-Workflows nach wie vor auf veralteten Technologien. Während sich KI, Automatisierung und Cloud-Anwendungen in vielen Bereichen längst etabliert haben, fehlt es Dokumentenprozessen häufig an Verschlüsselung, Rechte­kontrolle oder lückenloser Nachverfolgbarkeit. Besonders problematisch wird es, wenn Dateien mit sensiblen Daten unverschlüsselt per E-Mail verschickt, digitale Signaturen nicht geprüft oder Metadaten nicht bereinigt werden. In solchen Fällen entstehen potenziell schwerwiegende Sicherheitslücken – und das mitten im operativen Alltag.

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Steigende Anforderungen: Sicherheit und Compliance schließen sich nicht aus

Regulatorische Vorgaben verschärfen die Situation zusätzlich. Die DSGVO, ISO/IEC 27001 oder auch eIDAS 2.0 verlangen einen konsequenten und transparenten Umgang mit digitalen Dokumenten. Fehlerhafte oder unzureichend geschützte Prozesse können schnell zu haftungsrelevanten Verstößen führen, selbst wenn sie unbeabsichtigt geschehen. Besonders in regulierten Sektoren, etwa im Finanzwesen, Gesundheitsbereich oder öffentlichen Sektor, gelten hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität. Dokumente werden hier zunehmend als sicherheitskritische Elemente innerhalb digitaler Workflows betrachtet – und entsprechend bewertet.

Parallel dazu hat sich die Bedrohungslage nochmals deutlich zugespitzt. Im aktuellen Lagebericht 2024 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wird für den Beobachtungszeitraum ein Rekordwert von durchschnittlich 309.000 neuen Schadprogramm-Varianten pro Tag verzeichnet – ein Anstieg um rund 26 Prozent gegenüber dem Vorjahres­zeit­raum. Besonders häufig setzen Angreifer dabei auf gängige Office-Formate wie PDF-Dateien, die sie in legitime Kommunikationskontexte einbetten – etwa als Rechnung, Vertragsdokument oder Bewerbungsunterlage. In automatisierten Dokumentenprozessen, in denen Dateien ohne manuelle Prüfung verarbeitet und weitergeleitet werden, entstehen dadurch schwer erkennbare Angriffsvektoren. Zusätzlich verkürzen KI-gestützte Angriffstechniken die Zeit zwischen Infiltration und Eskalation erheblich: Rechte werden binnen Minuten ausgeweitet, Daten extrahiert – oft lange bevor klassische Detektionsmechanismen reagieren können.

Die Lage der IT-Sicherheit 2024

BSI sieht Bedrohungslage als „besorgniserregend“

Sicherheit ganzheitlich denken

Die Lösung liegt nicht in punktuellen Zusatztools, sondern in einem integrativen Ansatz: Sicherheitsfunktionen müssen direkt in die Dokumentenprozesse eingebettet werden – vom Erstellen über die Bearbeitung bis hin zur Langzeitarchivierung. Verschlüsselung, digitale Signaturen, Zugriffsrechte oder revisionssichere Protokolle sollten dabei zur Grundausstattung gehören und nicht als optionales Add-on betrachtet werden. Entscheidend ist, dass der Schutz nicht von der Disziplin der Nutzerinnen und Nutzer abhängt, sondern automatisch mitläuft – eingebettet in die gewohnte Arbeitsumgebung.

Moderne Technologien können diesen Weg zusätzlich unterstützen. So lassen sich mithilfe von Künstlicher Intelligenz vertrauliche Inhalte automatisch erkennen und anonymisieren oder ungewöhnliche Muster in Dokumentenbewegungen frühzeitig identifizieren. Regelbasierte Automatisierungen ermöglichen es, Compliance-Vorgaben systematisch umzusetzen – ohne den Arbeitsalltag zu verkomplizieren. Das reduziert nicht nur Risiken, sondern erhöht auch die Effizienz.

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DSGVO-konformes Löschen von Daten

Neue Chancen für IT-Dienstleister: Vom Produkthandel zur Sicherheitsberatung

Diese Entwicklungen verändern auch die Rolle von Channel-Partnern, Systemhäusern und IT-Dienstleistern. Wer PDF-Lösungen heute lediglich als Produkt verkauft, lässt strategisches Potenzial ungenutzt. Gefragt sind ganzheitliche Beratungsansätze, die Dokumentensicherheit, IT-Infrastruktur und regulatorische Anforderungen miteinander verzahnen. Ein tiefes Verständnis für branchenspezifische Vorgaben – etwa GoBD oder BSI-Grundschutz – ist dabei ebenso wichtig wie die Auswahl von Lösungen, die nach dem Prinzip „Secure-by-Design“ entwickelt wurden. Wer Unternehmen helfen kann, ihre Prozesse zu schützen und zugleich zu optimieren, wird vom Tool-Anbieter zum echten Mehrwertpartner.

Fazit: Dokumentensicherheit gehört ins Zentrum der IT-Strategie

Noch immer werden Dokumentenprozesse in vielen Organisationen als Randthema behandelt. Dabei sind es genau diese Dateien, in denen sensible Daten gespeichert, verarbeitet, signiert und geteilt werden – oft ohne ausreichenden Schutz. Angesichts wachsender Cyber­be­dro­hung­en, verschärfter regulatorischer Vorgaben und immer kürzerer Reaktionszeiten ist es daher höchste Zeit, PDFs als das zu betrachten, was sie längst sind: sicherheitsrelevante Assets im digitalen Ökosystem.

So gestalten Unternehmen zukunftssichere Cybersicherheit

Regulatorik revolutioniert IT-Sicherheitsstrategien

Wer seine IT-Strategie neu ausrichtet, Compliance-Vorgaben schärft oder seine Sicherheits­architektur modernisiert, sollte deshalb auch die eigenen Dokumentenprozesse kritisch auf den Prüfstand stellen.

Über den Autor: Paul Jackson ist Director of EMEA Channel Sales bei Foxit, wo er eine Schlüsselrolle bei dem erheblichen Wachstum des Unternehmens in der Region gespielt hat. Mit 25 Jahren Erfahrung in der Branche bringt er eine fundierte und umfassende Perspektive in die Channel-Strategie ein und engagiert sich leidenschaftlich für den Aufbau starker Partner-Ökosysteme und die Bedeutung von nachhaltigem Wachstum.

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