Video-Tipp: Microsoft 365 Security Spam- und Virenschutz in Microsoft 365 konfigurieren

Im Admin Center von Microsoft 365 (ehemals Office 365) können Administratoren umfassende Richtlinien für den Virenschutz und den Spamschutz erstellen. Aber auch schnelle, einfache Konfigurationen sind möglich. In diesem Video-Tipp zeigen wir beide Wege.

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Wer Microsoft 365 (ehemals Office 365) mit Exchange Online einsetzt, sollte in jedem Fall die Standard-Richtlinien für den Virenschutz und die Richtlinien für den Spamschutz überprüfen und anpassen, wenn das notwendig ist. Die Konfiguration wird am besten im Exchange Admin Center von Microsoft 365 vorgenommen. Die Steuerung des Spam- und des Antivirus-Schutzes wird über Richtlinien abgewickelt, die nicht sehr kompliziert im Umgang sind, aber viele Optionen bieten. Microsoft zeigt zu allen Optionen eine Hilfe an, was die entsprechende Einstellung bewirkt.

Wie man in Microsoft 365 und Exchange Online den Spam- und Virenschutz richtig konfiguriert, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie.

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Virenschutz im Exchange Admin Center konfigurieren

Im Exchange Admin Center von Microsoft 365 wird über den Menüpunkt „Schutz“ die Verwaltung des Virenfilters und des Spamfilters vorgenommen. Über den Menüpunkt „Schadsoftwarefilter“ steht zunächst die Standard-Richtlinie „Default“ zur Verfügung. Diese Richtlinie wird auf alle E-Mails angewendet, für die es keine andere, passende Richtlinie mit höherer Priorität gibt. Über das Stift-Icon oder per Doppelklick kann die Richtlinie angepasst werden.

In den Eigenschaften von Richtlinien stehen über „Einstellungen“ die Optionen zur Filterung von Virenmails zur Verfügung. Bei „Reaktion auf Schadsoftwareerkennung“ wird zunächst festgelegt, ob ein Empfänger darüber informiert werden soll, wenn eine eingehende E-Mail einen Virus enthalten hat. Bei „Filter für gängige Anlagentypen“ können gefährliche Dateianlagenkomplett geblockt werden. Die entsprechenden Dateianlagen sind wiederum im unteren Feld zu erkennen. Die weiteren Optionen sind selbsterklärend und bieten die Möglichkeit den Umgang mit Virenmails und eventuelle Benachrichtigungen automatisiert zu versenden.

Wem die Standard-Richtlinie nicht ausreicht, kann mit dem Pluszeichen eine manuelle Richtlinie erstellen und eine Priorität zuweisen. Die Richtlinien mit höherer Priorität werden immer zuerst angewendet. Beim Erstellen einer neuen Richtlinie kann im unteren Bereich bei „Angewendet auf“ festlegen, welche Art von Nachrichten mit der neu erstellten Richtlinie untersucht werden sollen. Hier lassen sich zum Beispiel bestimmte Empfänger filtern.

Wie man in Microsoft 365 und Exchange Online den Spam- und Virenschutz richtig konfiguriert, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie.

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Spamschutz steuern

Auch für den Spamschutz gibt es eine Richtlinie „Default“, die für alle Nachrichten angewendet wird. Wie beim Virenschutz lassen sich auch hier eigene Richtlinien mit Prioritäten erstellen, die nacheinander abgearbeitet werden, bis eine Richtlinie passt. Gibt es keine passende Richtlinie, dann übernimmt die Richtlinie „Default“.

Manuelle Richtlinien und die Default-Richtlinie verfügen über die gleichen Einstellungsmöglichkeiten. Über die verschiedenen Menüs kann angepasst werden, wie Microsoft 365 Spammails behandeln soll. Wenn eigene Richtlinien erstellt werden, sollten neben aussagekräftigen Namen auch die Beschreibungen klar machen, welche Aufgabe die entsprechenden Richtlinien haben. In den meisten Fällen reicht die Default-Richtlinie aus

Über „Spam- und Massenaktionen“ kann festgelegt werden, was der Filter mit als Spam klassifizierte E-Mails machen soll. Hier kann festgelegt werden, dass Spammails direkt in den Junkmail-Ordner verschoben werden. Dieser ist in Outlook und natürlich Outlook Web App verfügbar. In diesem Menüpunkt lassen sich auch Massen-E-Mails steuern. Hier kann ein Schwellenwert definiert werden, ab wann E-Mails als Spam deklariert werden sollen.

Außerdem wird hier festgelegt, wie lange E-Mails im Quarantänebereich gespeichert werden sollen. Dieser Bereich ist über den Menüpunkt „Quarantäne“ verfügbar. Allerdings wird die Quarantäne nicht mehr im Exchange Admin Center verwaltet, sondern bei Microsoft 365 Security & Compliance.

Über „Sperrlisten“ lassen Absender oder Domänen blockieren. Umgekehrt können mit „Zulassungslisten“ bestimmte Empfänger oder Domänen zugelassen werden. Die Zulassungslisten steuern, dass für Empfänger oder Domänen überhaupt keine Spamfilterung stattfindet.

Parallel mit Outlook arbeiten

Parallel können Anwender den Spamschutz auch in Outlook optimieren. Auf der Registerkarte „Start“ sind bei „Junk-E-Mail\Junk-E-Mail-Optionen Einstellungen zu finden, wie Anwender Junk-E-Mails des eigenen Postfachs noch bekämpfen können. Diese Regeln werden aber nur mit Outlook umgesetzt.

Wie man in Microsoft 365 und Exchange Online den Spam- und Virenschutz richtig konfiguriert, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie.

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