Höhere Sicherheit, höhere Produktivität 5 Vorteile elektronischer Signaturen für Unternehmen

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Die Corona-Pandemie hat den digitalen Wandel der Arbeitswelt beschleunigt – und dabei Geschäftsführer gezwungen, Prozesse wie Remote-Onboarding neuer Mitarbeiter oder ihre Rechnungsstellung zu optimieren. Einer Bitkom-Studie zufolge drucken 62 Prozent der befragten Unternehmen weniger Dokumente als im Vorjahr aus. Ein essenzieller Teil dieser Verschiebung ins Digitale ist die zunehmende Einführung elektronischer Signaturen.

Elektronische Signaturen sind bei weitem keine neue Technologie. Ein Großteil aller Länder verfügt über Gesetze, die je nach Anwendung über Legalität und Gültigkeit entscheiden. Innerhalb der EU zum Beispiel gilt die eIDAS-Verordnung, die die Zulässigkeit der E-Signaturen als Beweismittel sicherstellt.

Dies bietet Unternehmen verschiedener Branchen, besonders aber denen im Finanzsektor, das Vertrauen und die Sicherheit einer sonst manuell durchgeführten Unterschrift. Dennoch ist vielen Unternehmen noch immer nicht vollständig klar, welches die wirklichen Vorteile elektronischer Signaturen sind. Sie fragen sich, ob sich die Investition auch wirklich lohnt, die Lösungen die notwendige Sicherheit bieten oder überhaupt korrekt angewendet werden.

Im Folgenden sollen fünf entscheidende Gründe betrachtet werden, warum Unternehmen elektronische Signaturen in ihre Digitalisierungspläne mit aufnehmen sollten:

1. Erhöhte Sicherheit: Elektronische Signaturen sind eine sichere Methode, legal gültige Unterschriften zu erhalten. Außerdem informieren sie durch Zeitstempel und IP-Adresse darüber, wer wann und wo das Dokument in welcher Reihenfolge unterschrieben hat. Erweiterte Funktionen für die Authentifizierung stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente erhalten. Außerdem sind die Dokumente durch digitale Verschlüsselungstechnologie geschützt, um die Integrität unterzeichneter Dokumente und Audit-Pfade zu garantieren.

2. Verbessertes Kundenerlebnis: In der Finanzdienstbranche können Kontoeröffnung und Onboarding-Prozess komplett digital durchgeführt werden. Dadurch wird nicht nur das Kundenerlebnis verbessert, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gewahrt. E-Signaturen sorgen für niedrigere Abbruchraten während der Kontoeröffnung, indem sie die Notwendigkeit der Verifizierung und Unterschrift vor Ort obsolet machen. Begleitend zu dem E-Signatur-Prozess kann zudem die Hilfe eines Servicemittarbeiters angeboten werden, der einen via Videokonferenz-Funktion beim Durchlaufen des Prozesses unterstützt. Optionen wie diese ermöglichen einen einfachen und reibungslosen Abschluss in einer einzigen Sitzung – selbst bei komplexen und wichtigen Verträgen. Kunden von heute erwarten von den Unternehmen praktische und effiziente digitale Dienstleistungen.

3. Gesteigerte Mitarbeiterproduktivität: Elektronische Signaturen ermöglichen Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten und den Fortschritt eines Dokuments einsehen zu können, ohne dass sie die manuelle Unterschrift einer physischen Person benötigen. Im Moment wird viel Zeit darin investiert, Fehler zu beheben, Dokumente neu aufzusetzen oder manuelle Prozesse wie das Erledigen der Ablage durchzuführen. Durch E-Signaturen können Mitarbeiter diese Zeit einsparen und sich auf Kundenbeziehungen oder andere wichtige Unternehmensaufgaben konzentrieren.

4. Weniger betriebliche Ausgaben: Da E-Signaturen komplett online durchgeführt werden, müssen keine Papierdokumente unterschrieben oder verschickt werden. Tatsächlich sparen Unternehmen Kosten bei Papier- und Versandausgaben. Gleichzeitig wird weniger Arbeitskraft zur manuellen Verwaltung der Dokumente benötigt.

5. Kontinuierliche Einhaltung gesetzlicher Auflagen: Weltweit passen sich Gesetze an den vermehrten Einsatz von E-Signaturen an. In vielen Ländern werden elektronische Dokumente und Signaturen wie jede andere Art elektronischer Daten behandelt und sind so zulässig wie papierbasierte Daten auch. So wurde zum Beispiel in der EU 2014 die Verordnung zur „elektronischen Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen“ (kurz eIDAS) eingeführt, was für eine umfassende Einheitlichkeit sorgt. Seit 2017 ist es in EU-Ländern Vorschrift, angekündigte elektronische Identifizierungen anderer Mitgliedsstaaten anzuerkennen. In Deutschland ergänzt das Vertrauensdienstgesetz (VDG) die eIDAS-Vorschrift und regelt die Verpflichtungen der Dienstleister, wenn sie beispielsweise elektronische Signaturen erstellen und verifizieren.

COVID-19 hat die Art und Weise, wie Unternehmen ihren Kunden Services zur Verfügung stellen und wie sie mit ihren Mitarbeitern interagieren, grundlegend verändert. In dieser neuen, deutlich digitaleren Realität, bilden E-Signaturen das Grundgerüst für die Zukunft von Geschäftsprozessen weltweit. Sie sorgen für Transparenz, Effizienz und Sicherheit, was bei traditionellen Methoden des Unterzeichnens nicht unbedingt gegeben ist. Organisationen, die diese Technologie noch nicht einsetzen, in ihrer digitalen Transformation jedoch vorankommen und in Zukunft relevant bleiben wollen, sollten deshalb ihre Digitalisierungspläne auf den Prüfstand stellen und E-Signaturen zu einem entscheidenden Teil ihrer Strategie machen.

Über den Autor: Hagen Pollmüller ist Director for Regional Strategy bei OneSpan.

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