Remote Work als Chance Erkenntnisse eines CIO aus dem Home Office

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Die Corona-Krise ist eine große Chance für Unternehmen, ihre digitale Transformation schneller voranzutreiben. Für die IT- und Sicherheitsteams bedeutet sie jedoch eine enorme Herausforderung. Ian Pitt ist CIO bei LogMeIn und zeigt auf, wie Unternehmen es schaffen, die firmeneigene IT-Infrastruktur auf den Fernzugriff vorzubereiten – auch für die Zukunft

Bei LogMeIn befinden sich derzeit unsere fast 4.000 Mitarbeiter wegen der COVID-19-Krise im Home-Office. Sie alle schnell und effektiv von zu Hause aus einsatzbereit zu machen, ist für die IT-Abteilung eine herausfordernde Aufgabe. Auf der anderen Seite sind wir SaaS-Anbieter von Lösungen für Remote Work auch unseren Kunden und der Community verpflichtet, die schwierige Zeit mithilfe von effizienten Collaboration- und Identity- & Access-Management-Lösungen zu überstehen. Immer noch steigen die Zugriffe auf die Remote-Support-Angebote von LogMeIn wie RescueAssist und LogMeIn Rescue jede Woche um gut 50 Prozent, da immer mehr IT-Teams weltweit die Voraussetzungen für ihre neuen Remote-Mitarbeiter schaffen. Das bedeutete, schnell Server- und Netzwerkkapazitäten zu erhöhen, um ein reibungsloses Arbeiten für die User zu ermöglichen.

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Perspektiven für das Homeoffice

Damit der Betrieb eines Unternehmens remote weiterlaufen kann, gilt es einiges zu berücksichtigen – von der Ausstattung der Mitarbeiter mit Endgeräten bis hin zur Gewährleistung des Fernzugriffs bei gleichzeitiger Einhaltung der Sicherheitsvorschriften. Ein Unternehmen, das beispielsweise nicht über eine mobile Hardware-Ausstattung für alle Mitarbeiter verfügt, muss innerhalb von kurzer Zeit Pläne für eine "kontaktlose Geräteauslieferung" entwickeln, Collaboration-Tools implementieren und die Teams entsprechend einweisen. Wichtig ist zudem, dabei die Anforderungen der IT- und Sicherheitsteams sowie der HR- und Business-Operations-Mitarbeiter in einem übergeordneten Business-Continuity-Plan festzuhalten. Die Team-übergreifende nahtlose Interaktion und Entscheidungsfindung ist eine entscheidende Voraussetzung, um das ortsungebundene Arbeiten erfolgreich zu realisieren.

Effektive Kapazitätsplanung

Die rasant steigende Zahl von Remote-Mitarbeitern rund um den Globus hat in den vergangenen Wochen zu einem deutlich erhöhten Netzwerkverkehr geführt. Basis für effektives und sicheres Arbeiten ist die Implementierung einer Echtzeitüberwachung von Seiten der IT-Abteilungen. So lassen sich die Kapazität und Skalierbarkeit in den Griff bekommen. Gleichzeitig musste gewährleistet sein, dass die Fachbereiche auch getrennt voneinander voll funktionsfähig bleiben. Angesichts der zunehmenden Nutzung von SaaS-Lösungen für Videokonferenzen und Fernzugriff wie GoToMeeting und GoToMyPC ist die Kapazitätsvalidierung derzeit ein zentrales Thema für LogMeIn. Daher haben wir für unsere skalierbaren Remote-Work-Lösungen die Serverkapazität, die CPU-Zuweisungen sowie die Speicher- und Netzwerkkapazität deutlich erhöht. Colocation-Rechenzentren und eine umfassende Public-Cloud-Infrastruktur an verteilten Standorten, auch in Deutschland, unterstützen die flexible Versorgung von Geschäftskunden an allen Standorten der Welt.

Technische Störungen remote beheben

Um den rasanten Anstieg an Fernarbeit zu bewältigen, hat sich eine dezentrale Struktur bewährt: Die Unternehmen betreiben an mehreren Standorten weltweit Kontaktstellen für Zwischenfälle und können auf diese Weise schnell auf punktuelle Störungen im eigenen Netzwerk reagieren. Da die Lösungen von LogMeIn Cloud- und SaaS-basiert sind, können die Anwender zudem von überall aus produktiv sein und auf alle wichtigen Geschäftsapplikationen zugreifen.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Verwaltung an die Remote-Infrastruktur anzupassen. Normalerweise richtet die IT-Abteilung im Falle einer Betriebsunterbrechung eine Kommandozentrale ein. In der aktuellen Krise sind die Führungs- und Einsatzteams jedoch komplett verteilt. Das verändert die Dynamik im Unternehmen und erfordert neue Prozesse und Ansätze – zum Beispiel eine virtuelle Kommandozentrale. Entscheidend ist dabei, dass die Kommunikation und die Befehlsketten klar und eindeutig sind. Wenn jeder seinen Zuständigkeitsbereich kennt und versteht, bleibt kein Spielraum für Interpretationen. Auch eine direkte Kommunikation hilft bei der schnellen Behebung von Störungen.

IT-Sicherheit mit CYOD-Tools, SSO und MFA gewährleisten

Ein weiteres wichtiges Thema ist die IT-Sicherheit. Die IT-Abteilung muss nicht nur dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den für sie relevanten Ressourcen haben. Um Sicherheitsrisiken auszuschließen, muss sie auch das Nutzerverhalten kontinuierlich verfolgen sowie Berichte über COVID-19-Betrug und andere Bedrohungen auf dem Schirm haben. Wenn es um den Fernzugriff auf Arbeitsgeräte von zu Hause geht, sind CYOD-Tools eine gute Wahl. Sie verbinden die Mitarbeiter mit allen relevanten Laufwerken und Anwendungen, ohne dass ein zusätzliches Arbeitsgerät benötigt wird.

Für Mitarbeiter, die ihren Firmenlaptop mit nach Hause nehmen, bietet sich das Single Sign-On-Verfahren (SSO) an. Hier werden den Mitarbeitern über eine zentralisierte Ansicht bestimmte Geschäftsanwendungen zugewiesen. Damit haben sie Zugang zu ihren Apps, ohne jedes Mal ein Kennwort eingeben zu müssen. Das hält die Produktivität aufrecht, sorgt für einen einfachen Zugriff auf Daten und Anwendungen und erhöht die Sicherheit.

Darüber hinaus muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass der sich anmeldende Mitarbeiter auch der ist, für den er sich ausgibt. Innovative Authentifizierungs­technologien erleichtern die Legitimierung. Bei einer Remote-Belegschaft spielt dieser Aspekt eine besonders wichtige Rolle. Bewährt hat sich die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die beim Anmeldeprozess zwei oder mehr Faktoren erfordert und auf diese Weise für ein hohes Maß an Kontrolle sorgt. So lassen sich Phishing-Mails und Passworthacks weitgehend verhindern. Denn ein Dritter wäre nicht in der Lage, ein biometrisches System zu replizieren oder Push-Benachrichtigungen auf einem mobilen Gerät zu bestätigen, das sich nicht in seinem physischen Besitz befindet.

Ein Notfallplan für jetzt und die Zukunft

Hilfreich ist auch für die Zukunft einen Notfallplan in der Schublade zu haben. Er zeigt auf, welche Hardware und welche Collaborations- und Sicherheitsanwendungen bei den Mitarbeitern im Home-Office implementiert wurden. Festgehalten werden sollte darin auch, mit welchen Anforderungen die IT-Teams in der Anfangszeit besonders häufig konfrontiert waren, wie schnell sich die Systeme in Betrieb nehmen ließen, welche Probleme wie behoben wurden und wie lang es gedauert hat, bis in der IT wieder Routine einkehrte. Mit einem Notfallplan haben Unternehmen wichtige Anhaltspunkte für künftige Extremsituationen an der Hand – etwa beim Hard- und Software-Handling, in der Kapazitätsplanung oder bei Cybersicherheitsvorfällen.

Die Krise als Chance begreifen

Die Krise zwingt Unternehmen dazu, sich intensiver mit ihrer digitalen Transformation auseinandersetzen. Sie erleben derzeit den Mehrwert der digitalen Arbeit und erkennen, wo noch Nachholbedarf besteht. Der IT-Abteilung kommt dabei eine besondere Rolle zu: Sie kann Impulse geben, wo die Digitalisierung interne Arbeitsschritte erleichtern kann, wie sich die Zusammenarbeit und IT-Sicherheit verbessern lassen, und welche Technologien und Systeme dafür benötigt werden. Anhand dieser Erkenntnisse sollte sie gemeinsam mit der Rechts-, der Finanz- und der Personalabteilung entsprechende Richtlinien entwickeln. Der nächste Schritt besteht dann darin, die Mitarbeiter ins Boot zu holen, um die digitale Unternehmensphilosophie nachhaltig in den Köpfen aller zu verankern.

Fest steht: Die Krise zeigt uns, wie gut ortsungebundenes Arbeiten funktioniert – eine Erkenntnis, die auch in Post-Corona-Zeiten weiter Bestand haben wird. Zumindest in absehbarer Zukunft werden viele Konferenzen und Veranstaltungen ausschließlich über Videokonferenzen stattfinden. Hinzu kommt, dass die verstärkte Online-Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen dazu beitragen kann, das vielerorts noch verbreitete Silodenken zu überwinden und Unternehmen auf diese Weise insgesamt resilienter zu machen.

Über den Autor: Ian Pitt ist CIO bei LogMeIn.

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