Sichere Kommunikationswege für vertrauliche Daten Sicherer Datenaustausch in New-Work-Umgebungen

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Datenschutz und Datensicherheit sind in vielen Unternehmen noch ausbaufähig. Der Siegeszug von Remote Work durch die Pandemie zeigte vielerorts, dass bestehende digitale Lösungen den Erwartungen von heute nicht gewachsen waren. Wichtig zu verstehen ist auch, dass unterschiedliche Anwendungen ein unterschiedliches Sicherheitsniveau benötigen. Für sensible Unternehmensdaten ist ein spezieller Datenraum die beste Wahl.

Wenn es darum geht, Informationsflüsse im Unternehmen zu digitalisieren, sollten Verantwortliche genau prüfen, welche Datenarten hierbei involviert sind. Sobald es sich um sensible oder geschäftskritische Daten handelt, deren Verlust einem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen könnte, sollte höchste Vorsicht gelten. Gerade vor dem Hintergrund, dass Cyber-Angriffe aktuell stark zunehmen.

Cyber-Angriffe werden immer bedrohlicher

Das BSI hat seinen jährlichen Bericht zur Lage der IT-Sicherheit in Deutschland veröffentlicht. Dieser zeichnet das Bild einer angespannten Lage: unter anderem wurden 144 Millionen neue Schadprogrammvarianten festgestellt, was einem Plus von 22 Prozent gegenüber 2020 entspricht. Mit 553.000 festgestellten Varianten binnen 24 Stunden wurde außerdem ein neuer Tageshöchstwert erreicht. Zur größten Bedrohung entwickelt sich laut dem Bericht Cyber-Erpressung. Eigene Daten so gut wie möglich zu schützen ist heute also wichtiger denn je.

Als Einfallstor in Unternehmen spielt nach wie vor der Faktor Mensch eine bedeutende Rolle. Als Gründe dafür nennt der Bericht unter anderem neue Herausforderungen durch die Pandemie. Tatsächlich mussten viele Unternehmen improvisieren und für die meisten Arbeitnehmer war Remote Work auch eine neue Situation. Etablierte Prozesse konnten in dieser Situation nicht immer eingehalten werden, sodass sich ein idealer Nährboden für Phishing-Attacken entwickelte: Kriminelle nutzten die Unsicherheit der Mitarbeiter aus.

Dazu kommt noch der Umstand, dass selbst geschäftskritische Vorgänge über suboptimale Infrastrukturen wie beispielsweise schlecht gesicherte VPN-Anbindungen oder sogar private IT und Consumer Apps abgewickelt wurden. Die Improvisation machte auch vor der Verwaltung großer Unternehmen keinen Halt. Doch gerade in der Gremienarbeit in Aufsichts- oder Verwaltungsrat sind spezialisierte, hochsichere Kollaborationslösungen von größter Bedeutung. Spätestens jetzt ist es also an der Zeit, Interimslösungen durch professionelle Plattformen zu ersetzen.

Sichere Kommunikationswege für vertrauliche Daten

Moderne Unternehmen leben davon, dass Daten ausgetauscht werden, intern wie extern. Mitunter werden auch sehr sensible Daten geteilt, etwa im Rahmen vertraulicher Kommunikation des Vorstandes, der Geschäftsführung oder im Bereich Forschung und Entwicklung. Viele Unternehmen haben sich noch nicht hinreichend mit der Datensicherheit in diesen hochsensiblen Bereichen beschäftigt und vertrauen mehr oder weniger blind auf die Sicherheitsmechanismen gängiger Kollaborationsanwendungen. Doch für geschäftskritische Daten sollte ein höheres Sicherheitsniveau gelten.

Werden Daten beispielsweise mit externen Stakeholdern geteilt, ist es wichtig, diese gesichert zu übertragen und die eingesetzte Plattform sollte über eine granulare Rechtevergabe verfügen. Diese erlaubt neben einer vertraulichen Datenübertragung, genau festzulegen, welcher User auf welche Daten zugreifen können. Externen Partnern können dabei beispielsweise lediglich Lesezugriff eingeräumt werden. Wichtig ist auch, dass Zugriff jederzeit entzogen werden kann, etwa im Fall des Verlustes eines Gerätes oder bei Austritt aus einem gemeinsamen Projekt.

Abgeschlossene Datenräume

Aufsichtsratssitzungen, Merger-&-Acquisition-Projekte, Due-Diligence-Prüfungen oder ein geplanter Börsengang werden in der Regel streng vertraulich hinter verschlossenen Türen besprochen. In der heutigen immer digitaleren Welt wird allerdings verlangt, dass auch derartige Projekte virtuell umgesetzt werden können. Um die erforderliche Compliance in solchen Fällen zu gewährleisten, müssen alle Schritte und Zugriffe auf beispielsweise Protokollen verzeichnet sein.

Für diese Anforderungen wird ein spezieller Datenraum benötigt, mit umfangreichen Sicherheits-Features, wie durchgängiger Verschlüsselung nach höchsten Standards und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dort stehen dann zahlreiche Machbarkeitsanalysen, Protokolle, Finanzübersichten und andere Daten gebündelt bereit, auf die alle Beteiligten – je nach zugeteilter Berechtigung – orts- und geräteunabhängig per Webbrowser Zugriff erhalten. Zugriff erhalten nur berechtigte Personen. Das besondere an solchen Datenraumlösungen ist, dass weder Internetprovider noch die eigene IT-Abteilung sehen können, was sich im Datenraum abspielt (sogenannte Betreiberabschirmung). Zwar verwaltet die IT die Datenraumlösung an sich, hat aber keinen Zugriff auf kundeneigene Inhalte.

Außerdem sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Daten innerhalb von Filesharing-Lösungen und Datenräumen verschlüsselt werden. Da es sich um – zumindest teilweise – Cloud-basierte Systeme handelt, ist außerdem darauf zu achten, dass die Grundsätze der DSGVO gewahrt bleiben. Das bedeutet, dass die Server, auf denen die Daten letztlich lagern, sich in der EU befinden sollten – besser noch, wenn sie in deutschen Rechenzentren stehen. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters auf diese Leistungen, sind Ihre Daten auch im New Work Office sicher.

Über den Autor: Ralf Mutzke ist Corporate Security Officer von Brainloop.

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