EMA von Artec archiviert zuverlässig Unternehmens-Mails

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Kostengünstige Archivierung per NAS oder SAN

Die wesentlichen Anforderungen an das Archivieren von E-Mails liegt in der gesetzeskonformen Ablage von ein- und ausgehenden Nachrichten. Die Aufgaben können mit herkömmlichen Geräten und Verfahren wie Backup auf Fileserver, Datencenter, DVD, etc. nicht erreicht werden. Daher kopiert das EMA jede E-Mail, unabhängig von der Richtung, automatisch in das Archivsystem.

Dadurch reduzieren sich auch die Anforderungen an die E-Mail-Server, die nicht mehr als teurer und vielfach überlasteter Mail-Speicher herhalten müssen. Auch gehören übergelaufene Postfächer der Vergangenheit an. Für die primäre Ablage können Standard Speichertechnologien die per NAS oder SAN an die EMA angebunden genutzt werden. Aufgrund der sicheren Ablage wird für das Archiv kein WORM Speicher benötigt, dies reduziert darüber hinaus evtl. anfallende Kosten.

Um die Redundanz von Nachrichten zu verhindern und die Effizienz bei der Sicherung der Daten zu gewährleisten, setzt Artec auf ein intelligentes Ablageverfahren im Archivsystem (Single Instance). Dadurch sind die Daten jederzeit für den Anwender recherchierbar und können problemlos eingesehen werden. Im Vergleich zu einer reinen Backup-Lösung ist dies ein erheblicher Vorteil und erleichtert den Administratoren das Leben signifikant. Eklatant fällt dieser Vorteil ins Gewicht, wenn wieder einmal eine Betriebs- oder Wirtschaftsprüfung ansteht und die Beamten schnellen Zugriff auch die Daten fordern.

Vier Augen sind sicherer als zwei

Damit der Schutz des Archivs nicht alleine im Bereich des Administrators oder einzelner Benutzer liegt, bietet die Appliance ein 4-Augen-Prinzip, das neben den schon vorhandenen Schutzmechanismen der Verschlüsselung, Signatur und dem Protokollieren in Logfiles um die Möglichkeit der individuellen Vergabe und Verwaltung von Administratorenrechten erweitert wurde. Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail und Dokumenten-Archiv kann so auf mehrere Schultern verteilt werden.

Dazu werden in einer Art Rollenverteilung die Benutzer in zwei Gruppen eingeteilt und mit verschiedenen Rechten ausgestattet – nur im Zusammenspiel der unterschiedlichen Gruppen-Instanzen (oder deren Vertreter) können bestimmte Funktionen wieder frei geschaltet und ausgeführt werden. Einmal konfiguriert, können so kritische Aktionen am Archiv, die den Datenschutz betreffen oder zeit- und speicherintensive Vorgänge auslösen, wie beispielsweise das Einsehen, Wiederherstellen, Exportieren oder Löschen von E-Mails und Dokumenten, in Zukunft nur durch Beteiligung von zwei berechtigten Gruppen-Instanzen durchgeführt werden.

Wer suchet der findet

Anwenderfreundlich und eine wesentliche Erleichterung beim Mail-Management ist die leistungsstarke Suchfunktion, die durch eine zuverlässige Volltextsuche zu Höchstleistungen auffährt. Nicht nur werden die Mail-Inhalte indiziert und in einer Datenbank abgelegt, sondern auch die Attachments erfahren diese Bearbeitung. So schnell haben Anwender noch nie ihre E-Mails bzw. Anhänge gefunden, wodurch die Effizienz und die Arbeitsleistung erheblich gesteigert wird. Dabei besticht die Suche durch eine sehr hohe Trefferquote, Präzision und Geschwindigkeit.

Sicher ist sicher

Um die Sicherheit noch weiter zu erhöhen, verfügt das Archiv-System über eine einfach zu bedienende und zuverlässige Backup-Funktion. Somit können Archivdateien automatisch und regelmäßig auf externe Sicherungsmedien gespeichert werden, um Ausfälle der Appliance entgegen zu wirken.

Fazit

Um es gleich zu sagen, die Artec EMA 400 wird den Angaben des Herstellers gerecht. Alle relevanten Anforderungen der Unternehmen im Bezug auf E-Mail-Archivierung und gesetzlichen Regelungen werden eingehalten und erfüllt. Von der Installation über den Betrieb bis hin zur Archivierung der Daten ist die Appliance einfach und zuverlässig zu managen. Zudem ist das Preis/Leistungs-Verhältnis als durchaus gut zu befinden und gehört zu den Besten im Markt.

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