Sicherheit für Multifunktionssysteme 7 integrierte Schutzfunktionen, die Ihr Drucker haben sollte

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Multifunktionssysteme werden in der heutigen Bedrohungslandschaft häufig übersehen. Philipp Wanner, Produktmanager bei Utax, nennt sieben Funktionen, mit denen Sie Drucker und Scanner absichern.

Firewall, Netzwerk-Monitoring, Endpoint Protection: Unternehmen jeder Größe fahren ihre Schutzmaßnahmen hoch, um sich vor den zunehmenden Cyberangriffen zu schützen. Was dabei jedoch oft vernachlässigt wird sind Multifunction Printer (MFP). Diese Multifunktions­systeme sind nicht nur Drucker und Scanner, sondern ein sensibler Bestandteil des zu sichernden Unternehmensnetzwerks. Für den Schutz der Print-Infrastruktur gibt es für IT-Abteilungen sieben zentrale Bausteine.

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1. Verschlüsselung

Ein wichtiger Baustein im Sicherheitskonzept von Multifunktionssystemen und Druckern ist die Verschlüsselung. Die Produkte sollten über das komplette Portfolio hinweg serienmäßig sowohl im DIN-A4- als auch im DIN-A3-Segment Dokumente und Benutzerdaten automatisch überschreiben und verschlüsseln, bevor sie auf der Festplatte gespeichert werden. Für besonders sensible Informationen wie Passwörter und Zertifikate empfiehlt sich ein spezieller Sicherheitschip im MFP – das sogenannte Trusted Platform Module (TPM). Der Schlüssel zum Ver- und Entschlüsseln der Festplatte wird durch ein zusätzlich auf dem TPM befindlichen kryptographischen Schlüssel gesichert und fungiert als „Safe im Safe“. Dadurch, dass das TPM als separate Einheit im System verbaut ist, kann es außerhalb des Netzwerks nicht ausgelesen werden. Damit ist es ein entscheidender Faktor für die vertrauenswürdige Datenverarbeitung und -speicherung.

2. Authentifizierung

Um Firmen vor Sicherheitsrisiken, wie Phishing-Attacken, zu schützen, sollten Druck­erzeugnisse erst nach einer Authentifizierung am Gerät zugänglich sein. Zu groß ist sonst die Gefahr, dass Unbefugte Informationen entwenden – zum Beispiel Dokumente, die im Drucker liegen, oder Daten, die im System gespeichert sind. Eine Anmeldung per PIN oder Chip stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf ein Gerät und die dort verarbeiteten Daten zugreifen können. Außerdem wird der am PC oder Smartphone initiierte Druckauftrag erst am Gerät aktiviert, wenn sich der Absender am Ausgabegerät identifiziert hat. Das stellt auch sicher, dass keine Ausdrucke unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben.

3. Firmwareschutz

Sichere Multifunktionssysteme und Drucker verfügen über einen umfassenden Hardwareschutz, der dafür sorgt, dass nur geprüfte Firmware-Versionen installiert werden. Um Trojaner abzuwehren – das heißt, getarnte Programme, die Schadsoftware in IT-Netzwerke und angeschlossene Geräte einschleusen –, haben sich zwei integrierte Schutzmechanismen bewährt: Die Funktion „Secure Boot“ prüft bei der Inbetriebnahme, ob autorisierte Firmware ausgeführt wird. Ergänzend verifiziert der „Runtime Integrity Check“ im laufenden Betrieb regelmäßig die Gültigkeit der Firmware. Stellt diese Laufzeit-Integritätsprüfung Manipu­lationen fest, wird ein Fehlercode gemeldet und das System wird sofort abgeriegelt, um Datenverlust zu verhindern.

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4. Datenschutz für kritische Infrastrukturen

Gerade Unternehmen mit „Kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) – zum Beispiel aus dem Finanz-, Gesundheits- oder dem Energiesektor – unterliegen besonders strengen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien. Dies gilt aktuell auch im Hinblick auf die EU-Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit (NIS-2-Richtlinie), die den Schutz wichtiger Infrastrukturen vor IT-Störungen und Cyberangriffe erhöhen soll. Die Richtlinie verpflichtet Branchen, die eine wichtige Bedeutung für das Gemeinwesen haben, zu besonderen Sicherheitsstandards für die gesamte IT-Infrastruktur. Optimalerweise sind MFP und Drucker hierfür mit einem automatisierten Zertifikatsmanagement ausgestattet. Dieses eliminiert Risiken, die durch ungültige Zertifikate entstehen können, überwacht Ablaufdaten von Zertifikaten und erneuert diese automatisch. Darüber hinaus sind aktuelle Kommunikationsprotokolle für die sichere Übertragung im Internet sinnvoll (TLS 1.3 zum Beispiel bei Utax-Geräten). Die Option, die Schlüssellänge von 2.048 Bit auf 4.096 Bit zu erhöhen, kann den Datenschutz ebenso steigern, wie die Möglichkeit, IP- und Portfilter zu setzen, um nur registrierten IP-Adressen den Zugriff zu gewähren.

5. Regelmäßige Updates

Auch bei Multifunktionssystemen sorgen regelmäßige Software-Updates dafür, dass die Gerätesicherheit auf dem neuesten Stand bleibt. Durch ein modernes Flottenmanagement, das als digitale Schaltzentrale ein stetiges Monitoring der Druckerflotten leistet, können notwendige Updates automatisch durchgeführt werden. So werden potenzielle Sicherheits­lücken direkt geschlossen und die Geräte bleiben dauerhaft geschützt.

6. Monitoring in Echtzeit

Sicherheitsbedrohungen zu erkennen und diese abzuwehren, bevor sie Schaden anrichten, ist eine zentraler Baustein von zeitgemäßen IT-Sicherheitskonzepten. Sichere Multifunktions­systeme können hierfür sogenannte Syslog-Protokolle (System Logging Protocol) in Echtzeit erstellen, die mit einem externen SIEM-Server (Security Information and Event Management) kommunizieren. Auf diese Weise wird bei Gefahren automatisch eine Nachricht an die IT-Verantwortlichen geschickt. Treten Unregelmäßigkeiten auf, kann im Nachgang über die Log-Protokolle zum Beispiel überprüft werden, ob unberechtigte Zugriffsversuche erfolgt sind oder ob Änderungen an den Systemeinstellungen registriert wurden.

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7. Zertifizierte Sicherheit

Die fortschreitende Digitalisierung hat dafür gesorgt, dass die Risiken, aber auch das Sicherheitsbewusstsein der Anwender, erheblich gestiegen sind. Vor allem die Sorge, dass die Vertraulichkeit von digitalen Dokumenten und deren Verfügbarkeit nicht sicher gewährleistet werden können, ist bei Unternehmen ein anhaltendes Thema. Um diese Risiken zu minimieren, sollten die genutzten IT-Produkte, wie Multifunktionssysteme, zeitgemäße Sicherheits­funktionen bieten und über Parameter verfügen, die gängigen Sicherheitsstandards entsprechen.

Hierzu gehören MFP, die beispielweise den internationalen Sicherheitsstandard der Common Criteria for Information Technology Security Evaluation ISO 15408 EAL2 (Evaluation Assurance Level) erfüllen. Dieser stellt objektiv fest, ob Sicherheitsfunktionen korrekt ausgeführt werden. Teil der Common Criteria Sicherheitsstandards ist das weltweit anerkannte Hardcopy Device Protection Profile (HCD-PP) für Kopiergeräte, das MFPs erfüllen müssen, um für die Auftrags­vergabe im öffentlichen Sektor in Frage zu kommen. Sinnvoll ist auch der Sicherheits­standard IEEE 2600.2 des Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE). Er ist besonders für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit relevant – wie etwa Behörden oder Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten.

Über den Autor: Philipp Wanner ist Produktmanager bei TA Triumph-Adler und für die Fachhandelsmarke UTAX. Der Hardware-Experte kennt sich mit DIN A3 und DIN A4 Multifunktionssystemen (MFP) sowie Druckern bestens aus und beschäftigt sich in diesem Zuge auch intensiv mit der IT-Sicherheit dieser Geräte. UTAX ist eine eingetragene Marke der TA Triumph-Adler GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hardware, Software und Service-Angebote. Ausführliche Informationen von UTAX zum Thema Datensicherheit und Multifunktionssysteme finden Sie hier.

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