Datenschutz und Sicherheit bei virtuellen Meetings Tipps für mehr Sicherheit in virtuellen Konferenzen

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Privat wie beruflich sind Videokonferenzen in der Pandemie nicht mehr wegzudenken. Doch stellt sich, wie bei den meisten Cloud-basierten Tools, die Frage: Wie sicher ist eine solche Technologie? Laut einer Studie von LogMeIn und IDG unter 600 Führungskräfte aus den USA, EMEA und APAC behaupten 66 Prozent der Befragten, dass ihre Mitarbeiter durch die Zunahme der Arbeit von zuhause mehr Cyber-Risiken ausgesetzt sind. So auch bei der Nutzung von Videokonferenzsoftware.

Die Anmeldung zu einem virtuellen Meeting erfolgt in den meisten Fällen über einen geteilten Link in Mitarbeiter-Chats oder via E-Mail und digitalen Kalendereinträgen. Solche Konten sind natürlich anfällig für Hacker, sodass Mitarbeiter im Homeoffice noch stärker darauf achten sollten, sichere und individuelle Passwörter für alle Webkonten zu verwenden. Weitere Sicherheit bieten hier zusätzliche Security-Layer wie Multifaktor-Authentifizierung oder der Einsatz von Passwortmanagern. Außerdem runden Trainings-Einheiten via Webinar – beispielsweise zu Phishing-Mails – das Gesamtkonzept zur Absicherung von Firmen-Accounts ab.

Doch bleibt der Mitarbeiter die größte Schwachstelle. Vor allem beim Einsatz neuer Tools ist es wichtig, das Personal im sicheren Umgang nicht nur für die alltägliche Nutzung, sondern ebenso in puncto Sicherheit zu schulen. Das gilt auch im Falle von Videokonferenzlösungen. Denn als Ersteller oder Host eines virtuellen Meetings besitzt der Mitarbeiter die Kontrolle über wichtige Sicherheitsfeatures. Diese können bereits beim Aufsetzen und Einrichten der Videokonferenz aktiviert werden, um beispielsweise die Teilnahme unerwünschter Nutzer im Firmenmeeting zu unterbinden.

Kennwörter für den Zugang zum Meeting einrichten

Direkt beim Anmeldevorgang zu Videokonferenzen lässt sich ein erster Schritt zu mehr Sicherheit einführen. Der Organisator muss lediglich ein passwortgeschütztes Meeting einrichten. Dazu aktiviert er zum Beispiel bei GoToMeeting auf der Registerkarte „Mehr“ das Kontrollkästchen „Meetingkennwort anfordern“, damit die Nutzer der Videokonferenz beim Einwählen in das Meeting nach einer ID oder einem Passwort gefragt werden. Der Host muss dabei nur darauf achten, dass alle eingeladenen Gäste neben dem Zugangslink auch das Kennwort für den Log-in zugesandt bekommen. Eine Trennung der Anmeldeinformationen in mehreren Nachrichten oder E-Mails mindert das Risiko, dass sich nicht-eingeladene Teilnehmer in das Meeting einwählen können. Denn Hacker müssen in diesem Fall zwei Nachrichten und nicht bloß eine Information abfangen.

Videoübertragung für mehr Privatsphäre zunächst deaktivieren

Bei der Erstanmeldung einer Videokonferenzlösung werden die Nutzer zunächst um eine Zugriffserlaubnis ihrer Webcam gebeten – standardmäßig ist diese nicht für das Teilen von Videos aktiviert. Den Meeting-Teilnehmern steht es frei, die Kameraübertragung individuell zu verwalten und festzulegen, ob die Kamera direkt beim Zugang zum virtuellen Meeting aktiviert oder deaktiviert sein soll. Gleiches gilt für die Audio-Konnektivität, sodass weder das Mikrofon noch die Webcam bereits unbewusst Informationen übertragen. Während einer Sitzung können einzelne Benutzer jederzeit per Knopfdruck entscheiden, die Kamera und das Mikrofon nach Belieben ein- und auszuschalten. Ein Einschalten und Übertragen der Kamera ist von außerhalb der Anwendung oder eines Meetings nicht möglich.

Meeting-Teilnehmer während des Meetings verwalten

Im Normalfall erhalten alle Nutzer einen Einladungs-Link via E-Mail, um an einem virtuellen Meeting teilzunehmen. Darüber hinaus existiert beim Einrichten eine Funktion, mit der die Besprechung bis zur Teilnahme des Hosts zunächst für alle Teilnehmer gesperrt bleibt. Erst wenn der Gastgeber selbst angemeldet ist, wird der virtuelle Meetingraum auch für die anderen Teilnehmer geöffnet. Zudem kann der Ersteller des Meetings festlegen, dass er beim Eintritt in das virtuelle Meeting jedes einzelne Mitglied separat freigeben muss. Dadurch behält der Host die Hoheit über die Anmeldungen und Teilnehmer. Nutzer mit unbekannten Namen können so bereits von Beginn an aus dem virtuellen Konferenzraum ausgeschlossen werden. Der Gastgeber hat zusätzlich auch die Möglichkeit, während des Meetings einzelne Teilnehmer wieder aus dem Meeting zu entfernen.

Verschiedene Moderatorenrechte für mehr Kontrolle über die geteilten Inhalte

In einem virtuellen Meeting werden des Öfteren Desktop-Bildschirme, Präsentationen oder Videos von einem Mitglied für die Gruppe freigegeben. Der Host legt dabei fest, wer dafür eine Berechtigung erhält. Die Sicherheitseinstellungen können so erhöht werden, dass sogar nur der Host Inhalte teilen darf. Liegen diese Berechtigungen nur beim Gastgeber selbst, erhöht dies die Sicherheit und verbessert die Koordinationsmöglichkeiten. Die Rechte zur Bildschirmfreigabe lassen sich während einer Session per Knopfdruck beim Gastgeber anfordern. Der Organisator gibt den Präsentationsmodus für diesen Teilnehmer anschließend frei.

Darüber hinaus können Moderatoren einzelne oder auch alle Benutzer stummschalten. Diese Funktion sorgt für mehr Ruhe und blendet störende Nebengeräusche oder Hintergrundgespräche aus. Befinden sich doch einmal nicht-eingeladene Teilnehmer im virtuellen Meeting und übernehmen das Gespräch, lässt sich ihnen auf diese Weise schnellstmöglich das Wort entziehen. Ebenso kann im Meeting-Chat verfahren werden. Administratoren können diesen für die gesamte Gruppe oder nur für bestimmte Benutzer freigeben.

Alle diese Moderatorenrechte sind manuell auf einen anderen Nutzer oder Co-Host übertragbar, sodass dieser ebenfalls die Präsentations- und Stummschalterechte erhält. Offene Moderatorenrechte, die für jeden Teilnehmer gelten, sind in GoToMeeting aus Sicherheitsgründen beispielsweise standardmäßig deaktiviert.

Mehr Datenschutz bei Meetingaufzeichnungen

Jeder Nutzer eines virtuellen Meetings verfügt über die Möglichkeit, die Sitzung als Video aufzunehmen. Die Aufzeichnung kann dabei lokal auf dem Endgerät wie auch in einem Cloudspeicher gesichert werden. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen sollten Administratoren diese Funktion nur für einzelne Benutzer beziehungsweise den Host statt für die ganze Gruppe aktivieren. Standardmäßig ist dieses Feature für alle Teilnehmer ausgestellt, so behält der Gastgeber immer die Handhabe über Videoaufzeichnungen der Teilnehmer. Wird eine Aufzeichnung mit Zustimmung aller Teilnehmer gestartet, erscheint eine Anzeige mit dem für Kameras üblichen roten „Record“-Symbol. Ein Sprachsignal informiert die Teilnehmer in ihrer jeweiligen Landessprache auf Basis ihrer Systemeinstellungen, dass diese Sitzung nun aufgezeichnet wird.

Die Aufzeichnungen dienen meistens dem Zweck, die Sitzung für Kollegen einsehbar zu machen, die nicht teilnehmen konnten. Vor allem Cloud-basierte Aufnahmen solcher Sitzungen bieten den Vorteil, dass sie im Nachhinein direkt mit den Teilnehmern via Link geteilt werden können, statt die Datei lokal auf verschiedenen Endgeräten ablegen zu müssen. Zusätzliche Sicherheitseinstellungen zur Lebensdauer eines Links der Aufnahme in der Cloud sorgen für einen begrenzten Zugang. Beispielsweise kann sie auf nur sieben Tag begrenzt werden. Danach sind die Aufzeichnungen für Außenstehende nicht mehr einsehbar und bieten so auf lange Sicht mehr Datenschutz.

Datenschutz und Sicherheitsstandards prüfen

IT-Entscheider können jedoch bereits bei der Wahl einer geeigneten Videokonferenzlösung auf gewisse Sicherheitsstandards achten. Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen wie TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) bei der Übertragung, AES-256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand von Cloud-Aufzeichnungen, SOC2 Typ II + BSI C5-Zertifizierung, TRUSTe Verified Privacy und risikobasierte Authentifizierung sollten von jeder seriösen Videokonferenzlösung unterstützt werden. Stammen die Lösungen von ausländischen Anbietern sollte darüber hinaus verstärkt geprüft werden, ob sie die geltenden DSGVO-, CCPA- und HIPAA-Anforderungen erfüllen. In GoToMeeting lässt sich außerdem für mehr Privatsphäre der Teilnehmer sorgen, indem die Namen und Informationen der Teilnehmer nicht sichtbar sind.

Über den Autor: Mike Sharp, Chief Product Officer UCC bei LogMeIn.

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